Rechnungen & Zahlungen
QR-Rechnung erstellen: Der Ablauf, der dir Rückfragen erspart
Eine Rechnung ist schnell verschickt. Die Arbeit beginnt oft danach: Der Kunde fragt nach dem Leistungszeitraum, die Adresse stimmt nicht oder eine Zahlung lässt sich nicht zuordnen. Ein sauberer Rechnungsablauf hilft dir vom ersten Entwurf bis zum Bankabgleich.
1. Mache die Leistung und den Betrag nachvollziehbar
Eine klare Leistungsbeschreibung spart dem Kunden Rückfragen. «Dienstleistungen Oktober» ist wenig greifbar. «Website-Wartung, Leistungszeitraum 1.–31. Oktober 2026, gemäss Auftrag vom 15. September» lässt sich leichter einem Auftrag zuordnen. Ergänze Menge, Preis und Gesamtsumme so, dass die Berechnung verständlich bleibt.
Für MWST-Rechnungen sind insbesondere die Identifikation von Lieferant und Empfänger, die MWST-Nummer des Lieferanten, Leistungsdatum oder -zeitraum, Art und Umfang der Leistung sowie Entgelt und Steuerangaben relevant. Die konkrete Behandlung hängt von deiner Leistung und steuerlichen Situation ab.
Halte zusätzlich eine eindeutige Rechnungsnummer und das vereinbarte Zahlungsziel fest. Gib eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen an. Die Rechnungsnummer hilft dir später beim Abgleich; das Zahlungsziel schafft einen klaren Bezugspunkt für die Kommunikation.
2. Prüfe die strukturierten Adressen im QR-Zahlteil
Die Vorgaben für QR-Rechnungen haben sich geändert. SIX verlangt mit den Implementation Guidelines Version 2.3 seit November 2025 strukturierte Adressen. Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ort werden dabei als einzelne Elemente erfasst. Bei älteren Vorlagen solltest du deshalb die zugrunde liegenden Adressdaten prüfen.
Trage die Angaben für Rechnungssteller und Zahlungspflichtigen in die vorgesehenen Felder ein. Eine Adresse, die auf dem PDF gut aussieht, kann im QR-Code trotzdem anders hinterlegt sein. Prüfe deshalb auch die eingelesenen Zahlungsdaten. Für bestehende Bankvorlagen und Daueraufträge beachtest du die Hinweise des jeweiligen Finanzinstituts.
3. Kontrolliere diese Punkte vor dem Versand
Nutze den fertigen PDF-Entwurf für die Kontrolle. Bei einer neuen Vorlage lohnt sich zusätzlich ein Scan des QR-Codes im E-Banking, ohne die Zahlung auszulösen.
- Rechnungssteller, Kunde und strukturierte Adressfelder sind korrekt.
- Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum und Leistungszeitraum sind eindeutig.
- Leistungspositionen und Gesamtsumme stimmen mit dem Auftrag überein.
- MWST-Angaben passen zur steuerlichen Situation und zur Leistung.
- Zahlungskonto, Währung und Betrag im QR-Zahlteil sind richtig.
- Allfällige QR- oder Creditor-Reference passt zum verwendeten Konto; Rechnungsnummer und Zahlungsmitteilung sind nachvollziehbar.
- PDF und Versandnachweis sind abgelegt, Zahlungsziel ist notiert.
4. Verknüpfe Rechnung und Zahlungseingang
«Verschickt» und «bezahlt» sind zwei unterschiedliche Zustände. Gleiche eine Zahlung anhand von Rechnungsnummer oder Referenz, Gegenpartei und Betrag ab. Bei einer Abweichung prüfst du, ob es eine Teilzahlung, eine Sammelzahlung, einen vereinbarten Abzug oder eine andere Rechnung betrifft.
Beispiel: Du stellst CHF 2’400 in Rechnung und erhältst CHF 1’200. Ohne weitere Vereinbarung ist das kein vollständiger Zahlungseingang. Dokumentiere die Teilzahlung und den verbleibenden Betrag. So weisst du bei einer Rückfrage, welcher Stand tatsächlich belegt ist.
Balenco kann Rechnungen aus Aufträgen erstellen und Zahlungen beim Bank-CSV-Import anhand von Zahlungsreferenzen zuordnen. Prüfe die vorgeschlagene Zuordnung vor der Übernahme. Eine automatische Erkennung ist eine Arbeitshilfe; unklare oder fehlende Referenzen brauchen weiterhin deine Kontrolle.
5. Frage mit konkreten Angaben nach
Ist das vereinbarte Zahlungsziel überschritten, überprüfe zuerst die Bankbewegungen und mögliche Rückfragen. Eine sachliche Erinnerung mit Rechnungsnummer und Betrag lässt sich einfacher bearbeiten als eine allgemeine Nachfrage. Ergänze keine ungeprüften Gebühren oder rechtlichen Behauptungen.
Textvorlage: «Guten Tag [Name], zur Rechnung [Nummer] vom [Datum] über CHF [Betrag] mit Zahlungsziel [Datum] konnten wir bisher keinen vollständigen Zahlungseingang zuordnen. Ist die Rechnung bei Ihnen angekommen? Falls Sie bereits bezahlt haben, hilft uns das Zahlungsdatum beim Abgleich. Die Rechnung finden Sie nochmals im Anhang. Vielen Dank.»
Passe den Text an Teilzahlungen und bestehende Absprachen an. Versende die Erinnerung über deinen üblichen Kommunikationskanal. Eine dokumentierte Rückmeldung gehört zur Rechnung, damit du beim nächsten Abgleich den aktuellen Stand kennst.
Häufige Fragen
Ist eine Rechnungsnummer dasselbe wie eine QR-Referenz?
Nein. Die Rechnungsnummer identifiziert dein Dokument. Eine QR-Referenz oder Creditor Reference folgt eigenen Zahlungsstandards und muss zur Kontoart passen. Eine Rechnungsnummer kann auch als Zahlungsmitteilung dienen, ist damit aber noch keine standardisierte QR-Referenz.
Verschickt Balenco automatisch Zahlungserinnerungen?
Die hier vorgeschlagene Erinnerung versendest du selbst. Balenco unterstützt die Rechnungserstellung als PDF mit Schweizer QR-Zahlteil und den Bank-CSV-Import für den Zahlungsabgleich.