Einzelfirma & Gründung
Buchhaltung für die Einzelfirma: Was du wirklich brauchst
Die ersten Kunden sind da, die erste Rechnung ist bezahlt – und plötzlich fragst du dich, ob deine Excel-Liste für die Buchhaltung reicht. Für eine Schweizer Einzelfirma lässt sich diese Frage mit drei Dingen klären: deinem Umsatz, deiner Ablage und der Trennung von Privat und Geschäft.
Milchbüchlein oder doppelte Buchhaltung?
Hat deine Einzelfirma im letzten Geschäftsjahr weniger als CHF 500’000 Umsatzerlös erzielt, musst du mindestens Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage dokumentieren. Ab CHF 500’000 gilt die ordentliche Buchführung und Rechnungslegung. Für eine GmbH oder AG gilt diese Pflicht unabhängig von dieser Umsatzgrenze.
Die vereinfachte Buchhaltung wird oft Milchbüchleinrechnung genannt. Eine Liste mit zwei Summen ist dafür zu knapp: Du solltest jeden Vorgang erklären können und am Jahresende wissen, welche Vermögenswerte und Verpflichtungen bestehen. Kläre deine konkrete Jahresendaufstellung mit deiner Treuhandperson, bevor du ein ganzes Jahr im falschen Format erfasst.
| Situation | Grundsätzliche Pflicht |
|---|---|
| Einzelfirma, Vorjahresumsatz unter CHF 500’000 | Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage |
| Einzelfirma, Vorjahresumsatz ab CHF 500’000 | Ordentliche Buchführung und Rechnungslegung |
| GmbH oder AG | Ordentliche Buchführung und Rechnungslegung |
Der häufig übersehene Stolperstein: private Zahlungen
Ein separates Geschäftskonto ist eine praktische Hilfe: Kundenzahlungen, Software-Abos und Lieferantenrechnungen werden übersichtlicher. Entscheidend bleibt aber der Zweck der Zahlung. Ein privater Einkauf wird nicht zur Geschäftsausgabe, nur weil du ihn mit der Geschäftskarte bezahlst.
Beispiel: Du überweist CHF 1’500 vom Geschäftskonto auf dein Privatkonto. Bei der Einzelfirma ist das ein Privatbezug und keine betriebliche Lohnzahlung an dich selbst. Hast du dagegen eine geschäftliche Rechnung privat bezahlt, dokumentierst du den Beleg und die Finanzierung durch dich. Bei gemischt genutzten Dingen wie Fahrzeug oder Telefon brauchst du eine sachlich begründete Aufteilung.
Lege für solche Vorgänge eine klare Kennzeichnung fest. So musst du später nicht aus dem Gedächtnis rekonstruieren, weshalb ein Betrag auf dem Kontoauszug steht.
Deine Start-Checkliste für eine brauchbare Buchhaltung
Richte den Ablauf ein, bevor die Belege sich stapeln. Diese fünf Entscheidungen helfen dir schon beim nächsten Zahlungseingang:
- Erfasse deinen Anfangsbestand: Bank, Kasse sowie vorhandene geschäftliche Vermögenswerte und Verpflichtungen.
- Vergib eindeutige Rechnungs- und Belegnummern. Notiere bei jeder Buchung Datum, Betrag, Gegenpartei und Zweck.
- Wähle eine zentrale Belegablage und verknüpfe die Buchungen über Belegnummern mit den Unterlagen.
- Lege fest, wie du Privatbezüge, private Einlagen und gemischte Ausgaben kennzeichnest.
- Reserviere einen regelmässigen Termin für Bankabgleich und offene Fragen. Vereinbare mit der Treuhandperson das Übergabeformat.
CHF 100’000 und CHF 500’000 betreffen unterschiedliche Fragen
Die Buchführungspflicht und die Mehrwertsteuerpflicht haben unterschiedliche Regeln. Für die obligatorische MWST-Pflicht liegt die massgebliche Umsatzgrenze bei gewöhnlichen Unternehmen grundsätzlich bei mindestens CHF 100’000 aus Leistungen im In- und Ausland, die nicht von der Steuer ausgenommen sind. Sonderregeln und eine freiwillige Registrierung sind möglich.
Auch mit vereinfachter Buchhaltung kannst du deshalb MWST-pflichtig sein. Prüfe das Thema früh, wenn dein Geschäft wächst oder du schon beim Start entsprechende Umsätze erwartest. Der Zeitpunkt der Anmeldung lässt sich nicht allein aus deinem aktuellen Kontostand ableiten. Nutze dafür die Abklärung der ESTV.
Was du selber machen kannst – und wann Unterstützung sinnvoll ist
Für einen überschaubaren Dienstleistungsbetrieb ist ein geteilter Ablauf oft gut handhabbar: Du sammelst Unterlagen, erfasst Vorgänge und klärst Rückfragen laufend. Eine Fachperson übernimmt die fachlich anspruchsvollen Arbeiten, etwa Abschluss und Steuerfragen. Das KMU-Portal beschreibt diese Mischform ausdrücklich als Möglichkeit.
Schreibe offene Fragen in eine Liste mit Datum, Betrag und Belegnummer. Eine konkrete Frage wie «Wie behandle ich diese privat bezahlte Anschaffung?» lässt sich besser bearbeiten als ein unsortierter Jahresordner. Sobald Mitarbeitende, grenzüberschreitende Leistungen oder grössere Investitionen dazukommen, solltest du die Aufgabenverteilung neu prüfen.
Häufige Fragen
Reicht Excel für meine Einzelfirma?
Excel kann eine Erfassungshilfe sein. Entscheidend sind Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Belegbezug und eine passende Aufbewahrung. Eine Tabelle allein garantiert diese Anforderungen nicht. Mit mehr Vorgängen werden Bankabgleich und Auswertungen in einer Buchhaltungssoftware leichter überschaubar.
Ist mein Privatbezug eine Geschäftsausgabe?
Bei einer Einzelfirma ist die Überweisung an dich privat grundsätzlich ein Privatbezug. Sie senkt den betrieblichen Gewinn nicht wie eine geschäftlich begründete Ausgabe. Für GmbH und AG gelten andere Regeln; übertrage diesen Ablauf deshalb nicht auf eine Kapitalgesellschaft.