Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche und Kontakt

Für Benutzerkonten, den Websitebetrieb und die Kommunikation ist Codelance GmbH verantwortlich. Für Personendaten, die Unternehmen in ihren Workspaces erfassen, ist grundsätzlich das jeweilige Unternehmen verantwortlich; wir bearbeiten diese Daten zur Bereitstellung von Balenco in dessen Auftrag. Anfragen zu solchen Daten können auch an das betreffende Unternehmen gerichtet werden.

2. Welche Daten wir bearbeiten

Beim Besuch können technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene URL, Browserinformationen und Fehler in Serverlogs anfallen. Bei Registrierung und Nutzung bearbeiten wir Namen, E-Mail-Adresse, Benutzernamen, Passwort-Hash, Sitzungsdaten, Workspace-Mitgliedschaften und Berechtigungen. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert.

Workspaces enthalten die von dir erfassten oder importierten Geschäfts- und Buchhaltungsdaten, insbesondere Firmen- und Kontaktdaten, Bankverbindungen, Buchungen, Rechnungen, Projekte, Lohnangaben, Firmenlogos und Einstellungen. Hinzu kommen Änderungsprotokolle sowie bei aktiviertem Rechnungsversand Postfachinformationen, Empfänger, Nachrichten, Anhänge und Versandstatus. Bei Kontaktaufnahme bearbeiten wir deine Kontaktdaten und den Inhalt der Anfrage.

Die Daten stammen von dir, berechtigten Workspace-Mitgliedern, deinen Importen oder verbundenen Diensten. Für die Firmensuche können öffentliche Firmen- und Handelsregisterangaben aus Zefix und dem Schweizerischen Handelsamtsblatt verwendet werden.

3. Zwecke der Bearbeitung

Wir bearbeiten Daten, um Benutzerkonten und Workspaces bereitzustellen, Berechtigungen zu prüfen, Buchhaltung, Importe, Auswertungen und Exporte zu ermöglichen und auf deinen Auftrag Rechnungen zu erstellen oder zu versenden. Weitere Zwecke sind Support, Fehlerbehebung, Datensicherung, Missbrauchsabwehr, die Nachvollziehbarkeit von Änderungen und die Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Wir verkaufen keine Personendaten.

4. Hosting und Zugriff

Balenco wird von Codelance GmbH in der Schweiz betrieben. Die Anwendungsdatenbank, Serverlogs und unsere Backups werden in der Schweiz gespeichert. Berechtigte Mitglieder können gemäss ihren Workspace-Rechten auf die dortigen Daten zugreifen. Mitarbeitende erhalten Zugriff, soweit dies für Betrieb, Sicherheit oder Support erforderlich ist. Eine Bekanntgabe an Behörden erfolgt, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Wir setzen technische und organisatorische Schutzmassnahmen ein, insbesondere Zugriffsprüfungen, Passwort-Hashes, gesicherte Sitzungen und die Verschlüsselung von gespeicherten Zugangstokens für verbundene Postfächer.

5. Optionale Dienste und Auslandbezug

Bei der KI-Kontenzuordnung werden erst auf deine Anforderung die in der Prompt-Vorschau gezeigten Daten an die OpenAI API übermittelt. Dazu können Buchungsbeschreibungen, Beträge, Daten, Kreditoren, Projektbezüge, Konten und dein Unternehmenskontext gehören. Auch eine angeforderte Tokenzählung übermittelt den Prompt. Verwendet wird dein API-Schlüssel. KI-Vorschläge werden vor einer Übernahme von dir geprüft.

Beim Verbinden eines Google- oder Microsoft-Postfachs werden die nötigen Kontoangaben und Zugangstokens bearbeitet. Beim Rechnungsversand erhalten der gewählte Mailanbieter und die Empfänger die Versanddaten, Nachricht und Anhänge. Je nach eingerichtetem Versandweg kommen Google (Gmail), Microsoft oder Resend zum Einsatz. Im Browser kann ein ausstehender Versandauftrag während der Postfachverbindung vorübergehend im Sitzungsspeicher abgelegt werden. Die Firmensuche übermittelt Suchbegriffe an Zefix.

Beim optionalen Gmail-Belegimport erlaubst du den Lesezugriff separat und startest die Suche nach PDF-Anhängen selbst für einen gewählten Zeitraum. Zur Analyse werden begrenzter PDF-Text und passende bisherige Kreditor- und Beschreibungsbeispiele mit deinem API-Schlüssel an OpenAI übertragen. Bild-PDFs werden nur nach deiner zusätzlichen Auswahl als vollständige Datei übermittelt. Der API-Schlüssel wird nicht gespeichert. Vorschauen sind persönlich, laufen nach 24 Stunden ab und werden beim nächsten Importzugriff bereinigt; du kannst sie auch selbst verwerfen. Die PDF-Inhalte der Vorschauen liegen verschlüsselt in der Datenbank. Erst deine Bestätigung übernimmt ausgewählte Belege dauerhaft in den Workspace.

OpenAI, Google, Microsoft und Resend sind internationale Anbieter mit Bezug zu den USA. Bei ihrer Nutzung können Daten ausserhalb der Schweiz, insbesondere in den USA, bearbeitet werden. Die Verarbeitung durch diese Dienste richtet sich zusätzlich nach den für dein Konto geltenden Vertrags- und Datenschutzbestimmungen. Eine Übermittlung muss die Voraussetzungen des DSG erfüllen, etwa durch einen anwendbaren Angemessenheitsentscheid oder geeignete vertragliche Garantien. Schweizer Hosting bedeutet deshalb bei Nutzung dieser Funktionen keine ausschliessliche Bearbeitung in der Schweiz.

Weitere Informationen: OpenAI, Google, Microsoft und Resend. Bei Fragen zu einem konkreten Versandweg oder dessen Übermittlungsgrundlage kontaktiere uns vor der Nutzung.

6. Cookies und Browserdaten

Balenco verwendet technisch notwendige Cookies: «finance_session» für die Anmeldung (zwölf Stunden), «finance_workspace» für den ausgewählten Workspace (normalerweise zwölf Stunden, nach einer erfolgreichen Postfachverbindung bis zu einem Jahr) und «finance_mail_oauth» zur Absicherung einer Postfachverbindung (zehn Minuten). Beim Abmelden werden die Anmelde- und Workspace-Cookies entfernt. Ohne diese Cookies können Anmeldung und verbundene Funktionen eingeschränkt sein.

Die Website verwendet keine Werbe- oder Analyse-Tracker. Schriftarten werden lokal ausgeliefert. Du kannst Cookies und Sitzungsspeicher in deinem Browser löschen.

7. Aufbewahrung und Löschung

Kontodaten und Workspace-Inhalte werden für die Dauer der Nutzung aufbewahrt. Workspace-Eigentümer können ihren Workspace über die dafür vorgesehene Funktion löschen. Für die Löschung deines Benutzerkontos kontaktiere uns. Eine Archivierung eines Workspace ist keine Löschung. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die erforderliche Sicherung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen bleiben vorbehalten.

Serverlogs und Backups werden drei Monate aufbewahrt und danach gelöscht oder überschrieben. Gelöschte Daten können bis zum Ablauf dieses Zeitraums in Backups enthalten bleiben. Für die gesetzliche Aufbewahrung deiner Geschäftsunterlagen bist du selbst verantwortlich; sichere erforderliche Unterlagen vor einer Löschung.

8. Deine Rechte

Im Rahmen des anwendbaren Rechts kannst du Auskunft, Berichtigung, Löschung und, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, die Herausgabe oder Übertragung deiner Daten verlangen. Du kannst einer Bearbeitung widersprechen und eine erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Zuordnung einer Anfrage können wir einen geeigneten Identitätsnachweis verlangen. Rechte Dritter und gesetzliche Pflichten können eine Einschränkung erforderlich machen.

Wende dich an info@codelance.ch. Du kannst dich auch an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.

9. Änderungen

Wir aktualisieren diese Erklärung bei Änderungen unserer Datenbearbeitung. Es gilt die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung mit dem angegebenen Stand. Über wesentliche Änderungen informieren wir in geeigneter Weise.